Tally में Payroll कैसे बनाये – Tally me Payroll Kaise Banaye

क्या आप अपनी कंपनी या बिज़नेस के employees की सैलरी Tally में मैनेज करना चाहते हैं, लेकिन समझ नहीं आ रहा कि Tally में payroll कैसे बनाएं? घबराइए मत! आज हम आपको स्टेप by स्टेप बताएंगे कि Tally में payroll सेटअप करके सैलरी प्रोसेसिंग कैसे की जाती है।

Payroll मैनेजमेंट किसी भी बिज़नेस का एक ज़रूरी हिस्सा होता है। अगर आप manually सैलरी कैलकुलेट करते हैं, तो इसमें गलतियां होने का चांस ज़्यादा रहता है और समय भी बहुत लगता है। Tally में payroll फीचर का इस्तेमाल करके आप employees की सैलरी, PF, ESI, TDS जैसी चीज़ें आसानी से मैनेज कर सकते हैं।

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Payroll Kya Hota Hai?

Payroll setup समझने से पहले, यह जानना ज़रूरी है कि payroll असल में होता क्या है। Payroll का मतलब है employees की सैलरी से जुड़ा सारा प्रोसेस, जैसे:

• Employees की salary calculate करना
• Attendance और leaves का हिसाब रखना
• PF, ESI, Professional Tax जैसी deductions निकालना
• Salary slips generate करना
• Bank transfer के लिए payment details तैयार करना

अब जानते हैं कि Tally में यह सब कैसे सेटअप किया जाता है।

Tally में Payroll कैसे बनाएं? Step-by-Step Guide

Tally में Payroll बनाना आसान है। यहां जानें Payroll फीचर ऑन करने से लेकर सैलरी, अटेंडेंस और Salary Slip बनाने तक का पूरा तरीका।

Step 1: Payroll फीचर को Enable करें

सबसे पहला काम है Tally में payroll फीचर को ऑन करना, क्योंकि यह by default बंद रहता है।

1. Tally खोलें और अपनी कंपनी सिलेक्ट करें
2. Gateway of Tally से F11 (Features) पर जाएं
3. Payroll ऑप्शन ढूंढें और उसे Yes करें
4. अगर आप TDS भी use करना चाहते हैं तो TDS ऑप्शन भी Yes करें
5. Changes को सेव कर दें

एक बार यह ऑन हो जाए, तो आपको Gateway of Tally में Payroll से जुड़े नए ऑप्शंस दिखने लगेंगे।

Step 2: Employee ग्रुप्स बनाएं

Payroll सेटअप करने से पहले employees को अलग-अलग ग्रुप्स में बांटना अच्छा रहता है, जैसे Management, Sales, Accounts वगैरह। इससे रिपोर्ट्स समझने में आसानी होती है।

1. Gateway of Tally से Payroll Info में जाएं
2. Employee Groups पर क्लिक करें
3. Create पर क्लिक करके नया group बनाएं, जैसे ‘Sales Team’ या ‘Admin Staff’
4. ग्रुप का नाम डालकर सेव करें

अगर आपकी कंपनी छोटी है, तो आप सीधे एक ही group में सारे employees रख सकते हैं।

Step 3: Employees Create Karein

अब बारी आती है असली employees को Tally में add करने की।

1. Gateway of Tally से Payroll Info में जाएं
2. Employees पर क्लिक करें
3. Create पर क्लिक करें
4. Employee की details भरें, जैसे:
   • Name (नाम)
   • Employee Group (जो पहले बनाया था)
   • Date of Joining
   • जेंडर, जनम की तारिख
   • एड्रेस, पैन संख्या
5. सेव करके अगला employee add करते जाएं

हर employee के लिए यह process अलग-अलग करना होगा, या आप एक साथ multiple entries भी कर सकते हैं।

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Step 4: सैलरी Structure (Pay Heads) बनाएं

यह सबसे जरूरी स्टेप है, क्योंकि यहीं पर तय होता है कि सैलरी में कौन-कौन से components होंगे, जैसे Basic Salary, HRA, DA, PF, आदि। इन्हें Tally में Pay Heads कहा जाता है।

1. Payroll Info में जाकर Pay Heads पर क्लिक करें
2. Create पर क्लिक करें
3. Pay Head का नाम डालें, जैसे ‘Basic Salary’
4. Pay Head Type सिलेक्ट करें:
   • Earnings for Employees (जैसे Basic, HRA, DA)
   • Deductions from Employees (जैसे PF, ESI, Professional Tax)
5. Calculation Type चुनें, जैसे Flat Rate, या Basic Salary का परसेंटेज
6. Save करें और इसी तरह बाकी सारे pay heads (HRA, Conveyance, PF आदि) भी बना लें

आमतौर पर एक बेसिक सैलरी structure में ये components शामिल होते हैं: Basic Salary, HRA, Conveyance Allowance, Medical Allowance, PF Deduction, और Professional Tax।

Step 5: सैलरी डिटेल्स सेट करें

अब आपको हर employee के लिए यह set करना होगा कि उसकी सैलरी में कौन-कौन से pay heads अप्लाई होंगे और कितना अमाउंट होगा।

1. Payroll Info में जाकर Salary Details पर क्लिक करें
2. जिस employee की सैलरी सेट करनी है उसे सिलेक्ट करें
3. उसके लिए सारे pay heads (Basic, HRA, PF आदि) add करें
4. हर pay head के सामने amount या percentage डालें
5. सेव कर दें

यह प्रोसेस हर employee के लिए अलग से करना होगा, क्योंकि हर किसी की सैलरी अलग हो सकती है।

Step 6: अटेंडेंस एंट्रीज करें

सैलरी सही तरीके से calculate हो, इसके लिए अटेंडेंस का डाटा डालना ज़रूरी है, especially अगर सैलरी दिनों के हिसाब से calculate होती है।

1. Gateway of Tally से Payroll Voucher में जाएं
2. Attendance Voucher सेलेक्ट करें
3. तारीख डालें और employee सेलेक्ट करें
4. Present days, absent days, या leaves की entry करें
5. सेव कर दें

अगर आपकी कंपनी में फिक्स्ड मासिक सैलरी है और रोज़ाना अटेंडेंस track नहीं करना, तो यह स्टेप आप स्किप भी कर सकते हैं।

Step 7: Payroll Voucher से सैलरी प्रोसेस करें

अब असली सैलरी प्रोसेसिंग का समय आता है, जहां हर महीने की सैलरी calculate होती है।

1. Gateway of Tally से Payroll Voucher में जाएं
2. Ctrl+F4 दबाकर Payroll Voucher खोलें
3. महीना सेलेक्ट करें जिसकी सैलरी process करनी है
4. Auto Fill ऑप्शन का इस्तेमाल करें, जो automatically सारे employees की सैलरी calculate कर देता है
5. एक बार details check कर लें और Save कर दें

यह स्टेप हर महीने रिपीट करना होता है, ताकि हर महीने की सैलरी सही से रिकॉर्ड हो सके।

Step 8: सैलरी Slips और रिपोर्ट्स निकालें

एक बार payroll process हो जाए, तो आप employees के लिए salary slips और अलग-अलग reports भी निकाल सकते हैं।

1. Gateway of Tally से Display More Reports में जाएं
2. Payroll Reports पर क्लिक करें
3. यहां से आप ये reports देख सकते हैं:
   • Pay Slip (individual employee की सैलरी स्लिप)
   • Payroll Statement
   • Attendance Sheet
   • PF, ESI Reports
4. जिस भी report की ज़रूरत हो, उसे select करके प्रिंट या एक्सपोर्ट कर सकते हैं

Salary slip को PDF में एक्सपोर्ट करके सीधे employees को ईमेल भी किया जा सकता है।

Step 9: PF, ESI और Statutory Compliance सेट करें

अगर आपकी कंपनी में PF और ESI लागू होता है, तो इसे भी Tally में properly configure करना ज़रूरी है, ताकि statutory compliance बनी रहे।

• PF के लिए pay head में सही percentage (आमतौर पर 12%) set करें
• ESI applicable employees के लिए अलग से pay head बनाएं
• Professional Tax राज्य के हिसाब से अलग-अलग हो सकता है, इसलिए सही slab डालें
• TDS applicable employees के लिए TDS deduction भी set करें

इससे आपको हर महीने compliance reports भी आसानी से मिल जाएंगी, जो government filing के काम आती हैं।

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कुछ जरूरी टिप्स

Payroll सेटअप करते समय इन बातों का ध्यान रखें:

• हमेशा लेटेस्ट Tally version (Tally Prime) का इस्तेमाल करें, ताकि नए फीचर्स मिल सकें
• हर महीने सैलरी process करने से पहले अटेंडेंस डाटा ज़रूर check करें
• Employee की details (bank account, PAN) accurate रखें, ताकि payment में दिक्कत न हो
• सैलरी structure बनाते समय company की policy के हिसाब से ही components रखें
• Regularly डाटा बैकअप लेते रहें, ताकि payroll data safe रहे

निष्कर्ष

Tally में payroll बनाना शुरू में थोड़ा मुश्किल लग सकता है, लेकिन एक बार सही तरीके से सेटअप हो जाए, तो हर महीने सैलरी प्रोसेसिंग बहुत आसान हो जाती है। सबसे पहले payroll feature enable करें, फिर employees और pay heads बनाएं, salary details set करें, और उसके बाद हर महीने payroll voucher से सैलरी process करते रहें।

सही सेटअप के साथ आप न सिर्फ समय बचा सकते हैं, बल्कि सैलरी calculation में गलतियों को भी काफी हद तक कम कर सकते हैं।

Tally में Payroll कैसे बनाये पर अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न