Tally में Debit और Credit Note Entry कैसे करें l Tally Me Debit and Credit Note Kaise Banaye

व्यवसाय में लेन-देन के दौरान कई बार ऐसा होता है कि खरीदा या बेचा गया माल वापस करना पड़ता है या किसी कारणवश बिल में संशोधन करना होता है। 

ऐसे मामलों में डेबिट नोट (Debit Note) और क्रेडिट नोट (Credit Note) का उपयोग किया जाता है। अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर जैसे की टैली सॉफ्टवेयर में इनकी एंट्री करना बेहद आसान है, लेकिन सही तरीके से करना जरूरी है ताकि अकाउंटिंग और स्टॉक दोनों सही रहें।

इस ब्लॉग में हम टैली में डेबिट नोट और क्रेडिट नोट एंट्री को उदाहरण के साथ विस्तार से समझेंगे।

टैली में डेबिट नोट क्या है? | What is Debit Note in Tally in Hindi

डेबिट नोट (Debit Note): डेबिट नोट एक ऐसा डॉक्युमेंट है, जो खरीदार (Buyer) द्वारा विक्रेता (Seller) को भेजा जाता है जब खरीदा गया माल वापस किया जाता है या बिल में कोई गलती पाई जाती है।

इसे Purchase Return या Return Outward भी कहते हैं। जब भी आप किसी सप्लायर को माल वापस करते हैं, तो डेबिट नोट बनाते हैं।

टैली में क्रेडिट नोट क्या है? | What is Credit Note in Tally in Hindi

क्रेडिट नोट (Credit Note): क्रेडिट नोट विक्रेता (Seller) द्वारा खरीदार (Buyer) को जारी किया जाता है जब बेचा गया माल ग्राहक द्वारा वापस कर दिया जाता है या बिल में कोई संशोधन करना होता है।

इसे Sales Return या Return Inward भी कहते हैं। जब भी ग्राहक आपको माल वापस करता है, तो क्रेडिट नोट बनाते हैं।

और जाने: टैली क्या है के बारे में

डेबिट नोट और क्रेडिट नोट की जरूरत क्यों?

इन दोनों दस्तावेजों की जरूरत व्यापार में पारदर्शिता और सही लेखा-जोखा बनाए रखने के लिए होती है।

डेबिट नोट की जरूरत

• जब खरीदार माल खराब, एक्स्ट्रा या गलत पाता है और उसे वापस करता है।
  
• बिल में अगर ज़्यादा रकम लिखी गई हो, तो उसे कम करने के लिए।
  
• यह सप्लायर को सूचित करता है कि हमने माल वापस कर दिया है।

क्रेडिट नोट की जरूरत

• जब ग्राहक माल वापस करता है या बिल में कोई कमी करनी होती है।
  
• ग्राहक के अकाउंट में क्रेडिट जोड़ने के लिए।
  
• यह बताता है कि विक्रेता ने ग्राहक को उतनी राशि का समायोजन या रिफंड दिया है।

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टैली में डेबिट नोट और क्रेडिट नोट वाउचर एक्टिवेट कैसे करें?

स्टेप 1: डेबिट/क्रेडिट नोट एक्टिवेट करें

1. Gateway of Tally पर जाएं
   
2. F11: Features दबाएं
   
3. Accounting Features चुनें
   
4. यहाँ पर नीचे दिए विकल्प को Yes करें:
   • Use Debit/Credit Notes → Yes
   • अगर आप इनवॉइस मोड में एंट्री करना चाहते हैं:
   • Use Debit/Credit Notes in Invoice Mode → Yes

स्टेप 2: GST एक्टिवेट करें (अगर लागू हो)

1. उसी Features स्क्रीन में
   
2. Enable Goods and Services Tax (GST) → Yes करें
   
3. अपना GST डिटेल डालें और सेव करें

डेबिट नोट एंट्री टैली में कैसे करें? | Tally me Debit Note Kaise Banaye

उदाहरण: आपने “Vijay Battery Store” से 20 बैटरियाँ ₹13,000/प्रति पीस खरीदीं। इनमें से 2 बैटरियाँ डिफेक्टेड होने पर आप उन्हें वापस करना चाहते हैं।

स्टेप 1: ज़रूरी लेजर और स्टॉक आइटम बनाएं

• Party Ledger: Vijay Battery Store (Under: Sundry Creditors)
  
• Purchase Ledger: Purchase A/c (Under: Purchase Accounts)
  
• Stock Item: Luminous Battery 150 Ah

स्टेप 2: पर्चेज एंट्री करें

Gateway of Tally > Vouchers > Purchase (F9)

• पार्टी का नाम: Vijay Battery Store
  
• Quantity: 20 | Rate: ₹13,000
  
• स्टॉक आइटम जोड़ें और एंट्री सेव करें

स्टेप 3: डेबिट नोट एंट्री (Purchase Return)

Gateway of Tally > Vouchers > Debit Note (Ctrl + F9)

• तारीख: 02-04-2024
  
• पार्टी का नाम: Vijay Battery Store
  
• लेजर: Purchase A/c
  
• आइटम: Luminous Battery 150 Ah
  
• Quantity: 2 | Rate: ₹13,000
  
• GST लगे तो उसे भी शामिल करें
  
• Narration: “2 बैटरियाँ डिफेक्टेड होने पर वापस की गईं”
  
• Ctrl + A दबाकर सेव करें

नतीजा:

• स्टॉक में से 2 बैटरियाँ घट जाएँगी
  
• पार्टी से बकाया राशि भी उतनी घटेगी

और जाने: टैली में वाउचर के प्रकार के बारे में

क्रेडिट नोट एंट्री टैली में कैसे करें? | Tally me Credit Note Kaise Banaye

उदाहरण: आपने “Mohan Battery Services” को 5 बैटरियाँ ₹13,500/प्रति पीस बेचीं। ग्राहक ने 1 बैटरी वापस कर दी।

स्टेप 1: ज़रूरी लेजर और स्टॉक आइटम बनाएं

• Party Ledger: Mohan Battery Services (Under: Sundry Debtors)
  
• Sales Ledger: Sales A/c (Under: Sales Accounts)
  
• Stock Item: Luminous Battery 150 Ah

स्टेप 2: सेल्स एंट्री करें

Gateway of Tally > Vouchers > Sales (F8)

• पार्टी का नाम: Mohan Battery Services
  
• Quantity: 5 | Rate: ₹13,500
  
• आइटम डालें और एंट्री सेव करें

स्टेप 3: क्रेडिट नोट एंट्री करें (Sales Return)

Gateway of Tally > Vouchers > Credit Note (Ctrl + F8)

• तारीख: 02-05-2024
  
• पार्टी का नाम: Mohan Battery Services
  
• सेल्स लेजर: Sales A/c
  
• आइटम: Luminous Battery 150 Ah
  
• Quantity: 1 | Rate: ₹13,500
  
• GST हो तो Tax भी जोड़ें
  
• Narration: “1 बैटरी ग्राहक द्वारा वापस की गई”
  
• Ctrl + A दबाकर सेव करें

नतीजा:

• स्टॉक में 1 बैटरी वापस जुड़ जाएगी
  
• ग्राहक का बकाया कम हो जाएगा

डेबिट नोट और क्रेडिट नोट वाउचर के शॉर्टकट्स

• Debit Note: Alt + F5
• Credit Note: Alt + F6

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डेबिट नोट और क्रेडिट नोट एंट्री के लिए जरूरी बातें

1. डेबिट नोट खरीदार (Buyer) द्वारा सप्लायर को भेजा जाता है, जबकि क्रेडिट नोट विक्रेता (Seller) द्वारा ग्राहक को जारी किया जाता है।
   
2. दोनों नोट्स का उपयोग सामान वापस करने या बिल में सुधार के लिए होता है।
   
3. एंट्री करते समय सही पार्टी का नाम और लेजर चुनना ज़रूरी है।
   
4. माल की सही मात्रा और दर दर्ज करें ताकि स्टॉक और अकाउंट सही रहें।
   
5. GST लागू होने पर टैक्स के सही विवरण भरें।
   
6. तारीख सही डालें, ताकि रिकार्ड सही समय पर बने।
   
7. Narration में वापसी या संशोधन का कारण लिखें।
   
8. वाउचर एक्टिवेशन में “Use Debit/Credit Notes” फीचर ऑन होना चाहिए।
   
9. एंट्री करने से स्टॉक और पार्टी का बैलेंस दोनों अपने आप अपडेट हो जाते हैं।
   
10. सही नोट चुनकर ही एंट्री करें – डेबिट नोट खरीद वापसी के लिए, क्रेडिट नोट बिक्री वापसी के लिए।

GST के साथ डेबिट/क्रेडिट नोट एंट्री कैसे करें?

• वाउचर बनाते समय GST लेजर जोड़ें।
• टैक्स रेट और अमाउंट ऑटोमेटिक आ जाएगा।
• IGST, CGST, SGST लेजर भी जोड़ें अगर लागू है

डेबिट नोट और क्रेडिट नोट की रिपोर्ट कैसे देखें?

1. Gateway of Tally पर जाएं।
   
2. Display मेनू में जाएं।
   
3. Day Book या Account Books विकल्प चुनें।
   
4. यहाँ आप सभी वाउचर्स की लिस्ट देखेंगे।
   
5. डेबिट नोट या क्रेडिट नोट देखने के लिए Filter या F12 Configuration में जाकर वाउचर टाइप से Debit Note या Credit Note चुनें।
   
6. इससे आपको केवल डेबिट नोट या क्रेडिट नोट की रिपोर्ट दिखेगी।
   
7. आप तारीख का रेंज भी सेट कर सकते हैं ताकि किसी खास समय की रिपोर्ट मिले।

डेबिट नोट और क्रेडिट नोट में आम गलतियाँ

1. सही पार्टी या ग्राहक का नाम गलत चुन लेना।
   
2. डेबिट नोट को क्रेडिट नोट की जगह या क्रेडिट नोट को डेबिट नोट की जगह इस्तेमाल करना।
   
3. माल की मात्रा या कीमत गलत दर्ज करना।
   
4. GST या टैक्स की गलत दर या विवरण भरना।
   
5. वाउचर एक्टिवेशन (Use Debit/Credit Notes) न करना।
   
6. तारीख गलत डालना जिससे रिपोर्ट्स में गड़बड़ी हो।
   
7. स्टॉक आइटम सही न चुनना जिससे स्टॉक अपडेट नहीं होता।
   
8. Narration न भरना या गलत जानकारी देना।
   
9. पुरानी या गलत बिल नंबर पर क्रेडिट नोट बनाना।
   
10. एंट्री को सही समय पर न करना, जिससे अकाउंट्स अपडेट नहीं होते।

डेबिट नोट और क्रेडिट नोट का प्रैक्टिकल उदाहरण

1. डेबिट नोट (Purchase Return) का उदाहरण:

परिस्थिति: आपने “Vijay Traders” से 50 मोबाइल चार्जर ₹500 प्रति चार्जर खरीदे। लेकिन 5 चार्जर खराब निकले और वापस करने हैं।

टैली में एंट्री:

• डेबिट नोट वाउचर (Alt + F5) खोलें।
  
• पार्टी का नाम: Vijay Traders
  
• पर्चेज अकाउंट चुनें
  
• आइटम: मोबाइल चार्जर
  
• Quantity: 5 (वापस किए गए)
  
• Rate: ₹500
  
• तारीख सही भरें और सेव करें।

नतीजा: स्टॉक से 5 चार्जर कम होंगे और विक्रेता को भुगतान कम होगा।

2. क्रेडिट नोट (Sales Return) का उदाहरण:

परिस्थिति:
आपने “Rahul Enterprises” को 20 लैपटॉप ₹40,000 प्रति लैपटॉप बेचे। ग्राहक ने 2 लैपटॉप वापस किए।

टैली में एंट्री:

• क्रेडिट नोट वाउचर (Alt + F6) खोलें।
  
• पार्टी का नाम: Rahul Enterprises
  
• सेल्स अकाउंट चुनें
  
• आइटम: लैपटॉप
  
• Quantity: 2 (वापस किए गए)
  
• Rate: ₹40,000
  
• तारीख सही भरें और सेव करें।

नतीजा: स्टॉक में 2 लैपटॉप वापस जुड़ जाएंगे और ग्राहक का बकाया कम हो जाएगा।

डेबिट नोट और क्रेडिट नोट के फायदे

1. सही लेखांकन: बिल की गलतियों और रिटर्न को सही तरीके से रिकॉर्ड करता है।
   
2. स्टॉक अपडेट: वापसी होने पर स्टॉक अपने आप सही हो जाता है।
   
3. पार्टी बैलेंस सही: खरीदार और विक्रेता के खाते में सही बैलेंस दिखता है।
   
4. कर भुगतान में सहूलियत: GST या टैक्स रिटर्न में सही डेटा मिलता है।
   
5. विवाद निवारण: बिल विवाद या रिटर्न की स्थिति स्पष्ट होती है।
   
6. ऑडिट में मदद: वित्तीय रिकॉर्ड्स साफ़ और ट्रांसपेरेंट रहते हैं।
   
7. ग्राहक/सप्लायर रिलेशनशिप: भरोसेमंद बिजनेस संबंध बनते हैं।
   
8. वित्तीय नियंत्रण: खरीद और बिक्री पर बेहतर निगरानी मिलती है।
   
9. रिपोर्टिंग आसान: रिटर्न और संशोधनों की रिपोर्ट आसानी से मिलती है।
   
10. गलतियों से बचाव: एंट्री में गलतियों को कम करता है।

डेबिट नोट और क्रेडिट नोट के बीच तुलना

यहां डेबिट नोट और क्रेडिट नोट के बीच तुलना दी गई है:

मेट्रिक्स	डेबिट नोट	क्रेडिट नोट
अर्थ	खरीदार विक्रेता को खराब गुणवत्ता या अन्य कारणों से उत्पाद लौटाने के लिए डेबिट नोट जारी करता है। नोट में उत्पादों की वापसी का कारण दिया जाता है।	विक्रेता खरीदी हुई वस्तु की वापसी स्वीकार करने के लिए क्रेडिट नोट जारी करता है।
जारी करने वाला	खरीदार और विक्रेता	विक्रेता
जारी करने की स्थिति	क्रेडिट खरीद के समय या जब दोषपूर्ण उत्पाद लौटाए जाते हैं	क्रेडिट बिक्री के समय
प्रभाव	विक्रेता के खाता पुस्तक में खाते की प्राप्ति कम हो जाती है	खरीदार के खाता पुस्तक में खाते की देयता कम हो जाती है
प्रतिबिंबित	यह एक सकारात्मक राशि को दर्शाता है	यह एक नकारात्मक राशि को दर्शाता है
रूप	खरीद वापसी का रूप	बिक्री वापसी का रूप
एंट्री	सप्लायर खाता डेबिट। खरीद वापसी क्रेडिट	बिक्री वापसी खाता डेबिट। ग्राहक खाता क्रेडिट
विनिमय के लिए जारी किया जाता है	क्रेडिट नोट के बदले में	डेबिट नोट के बदले में
स्याही का उपयोग	नीले रंग की स्याही में जारी किया जाता है	लाल रंग की स्याही में जारी किया जाता है
लेखांकन	खरीद वापसी पुस्तकों को अपडेट करने की आवश्यकता होती है	बिक्री वापसी पुस्तकों को अपडेट करने की आवश्यकता होती है

निष्कर्ष

टैली में डेबिट नोट और क्रेडिट नोट की एंट्री करना बहुत आसान है, बशर्ते आप ऊपर बताए गए स्टेप्स को फॉलो करें। सही पार्टी, लेजर, आइटम और टैक्स डिटेल्स डालें, नरेशन जरूर लिखें और रिपोर्ट्स समय-समय पर चेक करें। इससे आपके अकाउंट्स और स्टॉक दोनों सही रहेंगे, GST और ऑडिट में भी कोई परेशानी नहीं होगी।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल